Var ska jag börja och hur?

Att förvalta ett verksamhetssystem och vidareutveckla det så att man får mer och mer nytta av det är en utmaning som alla kvalitets- och miljöansvariga står inför. Oavsett hur bra ett system är, finns det alltid möjligheter till ständiga förbättringar och vidareutveckling. Frågan är bara vad som är ”rätt väg att gå”?

Det finns nog inget svar på den frågan, utan det är nog upp till var och en hur man vill ansvara för ”sitt” system. Man säger ju att alla företags verksamhetssystem är unika och återspeglar företaget uppbyggnad och struktur. Ett verksamhetssystem ska anpassas efter verksamhetens storlek, behov och mognad. Det håller jag helt med om, men jag vill även lägga till att ett företags verksamhetssystem är mycket påverkat av vilken bakgrunden samt nyfikenhet den verksamhetssystemansvarige har!

Ett företag kan få en uppsjö av lösningar och utseenden på sitt verksamhetssystem beroende på vem som ansvarar för det. Fast det är samma företag, personal, maskiner, lokaler…

Något att tänka på för dig som fått förtroendet att förvalta ett verksamhetssystem OCH för dig som ska hitta någon att förvalta ditt företags verksamhetssystem. Det bör inte vara något som någon ”blir påtvingad/vald att göra utöver sina ordinarie arbetsuppgifter”. Då blir resultatet därefter. Min uppfattning är att det är ett hedersuppdrag att få ansvara för ett verksamhetssystem och dess utveckling. Det är ju ändå företagets effektivitet, styrning, stöd och vidareutveckling man ansvarar för.

Så mitt tips är följande. Bjud in många av dina kollegor att delta i utvecklingen, be ledningen att vara med mer aktivt, var lyhörd för de idéer du får internt och var nyfiken på andra företags sätt att arbeta. Då kommer du sannolikt få svar på var du ska börja och vilka förväntningarna är på dig och verksamhetssystemet.

Det är det vi gjort på CH Industry. CHIPS grupp och intresset hos all personal och ledning har gjort att vi nu kommit långt i vår vidareutveckling. Om ett par veckor får vi dessutom se vad ”kvittot” blir när vi har den årliga externrevisionen.

Det går fort när man har roligt

Man brukar säga att tiden går fortare och fortare ju äldre man blir. Samtidigt finns det ett till talesätt som säger att tiden går fort när man har roligt. Innebär det att man får roligare och roligare ju äldre man blir?

Vi på CH Industry arbetar för fullt med att strukturera och systematisera oss mer inför en framtida certifiering enligt TS-standarden 16949. Klockan tickar på och det känns som om dagarna, veckorna och månaderna snabbt försvinner iväg. Innebär det då att vi blir äldre? Svar: ja. Innebär att vi har det roligt? Svar: Inte alltid, men oftast.

Det vi med säkerhet blir är klokare! Vi får bättre och bättre vetskap om vår verksamhet och vad vi har och inte har styrt. Det är ett stort arbete att gå igenom hela verksamheten (igen) för att finna effektivitetsmöjligheter och väl fungerande styrning. Allt är inte dokumenterat och systematiserat, men det kommer det förhoppningsvis bli.

Så vi fortsätter att arbeta på i CHIPS-gruppen med en åldrande personal som har det roligt tillsammans!

Det är bara att börja

Att ha ett mål, är något som driver oss människor. Vi behöver mål för att veta var vi är på väg. Sedan kan det vara nervöst och lite skrämmande att sätta mål. Vilka ”hinder” är det på vägen? Vad händer om vi når (eller inte når) målet och vilka effekter kommer det ge? Frågor som vi inte alltid kan få svar på, vilket kan bidra till att vi inte väljer att sätta det önskade målet.

På CH Industry har vi nu satt ett eftertraktat mål. Vår verksamhet ska vara certifierad enligt ISO TS 16949 till efter årsskiftet. Ett mål som är lite skrämmande, känns lite ouppnåbart och (helt klart) kommer kräva mycket av oss alla.

Nu har vi i alla fall tänkt ”Friskt vågat, hälften vunnet!” och satt igång arbetet. Det känns faktiskt som vi har kommit över den svåraste ”tröskeln” genom att ta det beslutet. Nu är det bara att genomföra ”själva loppet”.

Tillsammans är vi starka

Nu har vi inom CH Industry kommit igång ordentligt med vårt arbete att skapa ett integrerat och användarvänligt verksamhetssystem, CHIPS (CH Industry Production System, myntades av kollegor till mig redan för flera år sedan). Vi har en arbetsgrupp med deltagare från alla avdelningar inom CH Industry. Gruppen har ”fredagsmys” med chips, vilket är ett kort möte på 20 minuter då vi diskuterar hur det går och var vi står i vidareutvecklingen.

Vi kommer att skapa en informationstavla i produktionen, så att all personal kan se utvecklingen.

För att inte vara ensamma i arbetet har vi inlett samarbete och stöd med Tuna Stålrör och även med en kund till oss som har kommit långt i sitt strukturarbete och effektivisering.

Så som en östgöte som jag är säger jag ”Nu kööööör vi!”

Det är viktigt med bra leverantörskontakter

Idag har jag suttit hemma och arbetat med vidareutvecklingen av vårt verksamhetssystem, anpassning och förberedelse för en certifiering enligt ISO TS 16949 (det är bra med dagens teknik som gör att man kan i princip vara var som helst i världen och ändå komma åt vår server, produktionsstöd, m.m.). Jag var dock tvungen att avbryta arbetet, då det kom upp en påminnelse i Outlook. Ring leverantören för det regelbundna veckosamtalet…

Jag har sedan en tid skapat en struktur att ringa upp två av våra leverantörer i slutet av veckan för att diskutera eventuella ärenden eller bara önska trevlig helg, vilket är en faktor till att vi har en bra dialog när något inträffar (egen förvållat eller hos leverantör).

Varför har jag skapat denna rutin? Jo, jag ser våra leverantörer som kollegor som (precis som vi) vill leverera bra produkter med hög kvalitet. Om de tillsammans med oss har samma måltavla och ”språk”, så kommer vi sannolik producera det slutkunden efterfrågar och beställer. Bra kommunikation tjänar (i dubbel bemärkelse) vi alla på!